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乱账清理

编辑:李洋洋 添加时间:2020-07-20

一、什么是乱账?


  乱账,一般是企业经营活动的账务处理不规范,长期积累导致账目混乱,造成记载事项与事实不符,账面信息不能正确反映企业经营情况的现象。最常见到有这几种情况:


  1、账实不符:有账无实、有实无账、账实不匹配


  2、账账不符:总账与明细账不符,业务账与财务账不符


  3、账乱,管理乱,有些对外的报表比较规范,但是内部管理需要的精细化核算做的不到位。


所谓乱账是指不正确、不真实的账目,一般有以下几个原因造成的。

1、企业的经营活动的会计记录不正确、不真实的账目。

2、由于曾经更换过多个会计账目处理上乱七八糟,很多科目的入的都不正确,


二、一般需要清理乱账的情况有哪些?


  1、企业管理升级,比如有的企业原来不太注重管理,慢慢的也开始认识到管理的重要性;


  2、个人履新,换新工作后,成为了了乱账的“接盘侠”;


  3、拟上市、拟挂牌,很多企业在准备上市或者挂牌之前,都必须要做账务梳理;


  4、企业发生并购,财务人员被外派到新并购的公司的情况。


三、乱账清理的方法?


  检查基础工作


  ①凭证记录是否正确


  ②原始单据是否齐全


  ③账簿登记是否合规


  在检查过程中,把发现的问题及时整理记录下来。建议除非非常明显的错误,先不要急于调整账面,先以备查表的形式提出一个处理方案,或者提出财务的意见,汇报给上级领导,等待批示以后再做处理。


  货币资金清理


  现金、银行、其他票据等,这几个科目的清理,可以使用excel表格来做,使用用排序、匹配很多功能,这样可以提高工作效率。


  往来款清理


  清理往来款的首要工作就是财务要清理往来账的余额,我们通常没有必要查看每一笔业务,我们可以按以下的方法进行适当的梳理:


  1、先总账系统里面导出一份往来分析表,从表上找到余额数相等或接近,但是借贷方向又相反的明细,把这些往来明细作为重点怀疑对象,找相关的业务人员回忆,去求证业务的来龙去脉,查看是不是同一家客户即登记了应收又登记了预收,这种情况可以跟客户进一步核实后,调整账面。


  2、还可以结合账龄和公司的收款政策进行比较,对于超出合理账期的往来余额,与业务人员沟通,了解业务的真实情况,对于这个有可能是坏账和呆账的,可以像管理层建议,如果是坏账的,汇算清缴时做资产损失的税前扣除;如果是呆账,建议采取催讨机制。


  3、还可以从开票系统里导出以前的开票记录,排序后,与账务系统里有发生额或余额的单位进行对比,看看是否存在不合理的客户,如果有这个差异比较大的,要重点对差异部分进行分析。


  经过以上几个步骤的检查之后,就可以分科目清理:


  应收账款清理


  1、整理对账单


  2、发对账单并收回执


  3、检查回执情况


  ①回执并确认余额 ,这是最好的情况。


  ②回执但不确认余额


  第一种可能:会计科目设置不清晰,往来明细混乱,同一家客户,应收单位也有这个客户,预收单位也有这个客户。


  第二种可能:客户反馈说已经支付了货款,但是我们公司没有收到。


  需要查明对方的支付方式,是不是存在销售人员收取了现金没有交到公司的情况,或者销售人员收回来的现金,记错了客户名称,把A那里收到的货款说成了B的货款,财务挂错了应收账款的客户名称。


  第三种可能:客户反馈根本就没有收到对账函发生额对应业务的货物


  第四种可能:收到货物但是价格有问题,我们经常遇到这种客户,在跟他对账的时候,业务人员口头答应给他优惠,但是对账函里面没有体现优惠等等一些情况;


  第五种可能:收到货物的数量不对,还要搞清楚到底是仓库少发还是物流的问题。


  第六种可能:在公司系统里面出现同一家客户出现多个名称,或者同一集团公司的总公司与其下属公司挂错往来。


  在企业里面经常出现的一种情况,销售业务人员谈了一个客户某某有些公司,然后他就在这个系统里往里输这个客户信息的,比如是“北京市某某公司”,然后过几天客户的信息发过来了。合同上面填写的信息是北京某某公司,系统里面录入的就多了“市”这个字,随后业务员他又录入了一个正确的,原来录错的也没删,这样系统相似的名字就有两个,使用的过程中很容易混淆,这两个本来是一家客户,结果这样一来,企业的应收款、预收款都容易出现差错。


  第七种可能:同一个集团公司的总公司与其分公司挂错往来,在业务人员的眼中,他们都属于一个集团公司,他就认为这都完全是一个公司,但是我们财务记账来说我们是要分出的,集团总公司就是总公司的,分公司的就是分公司的。由于业务人员不区分,经常把总公司与分公司的往来明细混淆,导致最后的往来账混乱。


  ③无回执


  看客户是否存在:如果经查明客户根本就不存在的,有可能是个别销售人员为了谋利而虚设客户的舞弊行为。


  真实存在的客户:人去楼空、无力还款


  预付账款清理


  1、清理程序与应收账款基本一致;


  2、重点关注:公司是否已经收到货物或者业务是否正常开展


  其他应收款清理:


  1、内部:内部员工借款,备用金;外部:押金、保证金等;


  2、重点关注:借据、押金条等手续是否齐全,是否到期未收


  应付款清理


  1、重点关注:应付款项会计科目出现借方余额的情况;


  2、是否存在长期挂账且确实无法支付的款项


  固定资产清查


  1、实地盘点:自查与复查相结合,分类盘点,查明基本情况、使用方向、使用状态、变动情况等


  2、核对账实是否相符:要把实物盘点同账目清理结合起来,以物对账、以账查物,重点关注是盘盈、盘亏的情况。


  3、编制并呈批清查报告:针对账实差异,提出财务处理意见和固定资产管理的合理化建议。


  4、登记固定资产卡片,做账务处理;重新编码,登记固定资产电子卡片,根据批示结果,做账务处理。


乱账清理


1、现金盘点

(1)检查现金日记账、总账及会计报表现金项目,核对余额是否相符。


(2)盘点清查日实有库存现金,填写现金盘点表。


(3)将原账面数与盘点数比较,如有差额,分析其成因,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查差异。


(4)若有充抵库存现金的借条、未提现金支票、未作报销的原始凭证,需在清查表中备注说明。


(5)对于非记账本位币的现金,检查其采用的折算汇率是否正确。


2、银行存款


(1)检查银行存款日记账、总账及会计报表银行存款余额,并核对是否相符。


(2)取得每个银行存款账户的对账单,分别编制银行存款余额调节表,如银行存款日记账与对账单有差额并且是未达账项所致,应逐笔落实未达账项的形成原因、时间、金额以及资产清查基准日后的进账情况,对长期挂账的未达账项应查明原因,或取得相关依据后进行处理,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查变动数;如银行存款日记账与对账单有差额并且非未达账项所致,应作会计技术差错处理,调整原账面数。


(3)对定期存款或限定用途的存款要查明情况,在清查表中的备注说明。


(4)对于非记账本位币的银行存款,检查其采用的折算汇率是否正确。


3、有价证券


(1)检查明细账、总账及会计报表数,核对余额是否相符。


(2)盘点库存有价证券,并编制盘点表,确定其权属,并倒轧截止2006年12月31日余额即盘点倒轧数。


(3)将原账面数与盘点倒轧数比较,如有差额,分析其成因,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查变动数。


4.暂付款、应收账款、预付账款、其他应收款


(1)检查明细账、总账数及会计报表数,核对余额是否相符、方向是否正确。


 


货币资金

(2)对账:应收(暂付)外部单位款项应可采取包括发函询证在内的方法,确认余额;对应收(暂付)内部单位款项应主动与对方对账。对于无法与对方确认的金额,应查明原因,属于账务处理错误的,应作会计技术性差错处理,调整原账面数;对于预计无法收回的金额,应由中介机构出具经济鉴证确认损溢,作清查变动处理。


(3)对于备用金,可参照现金的方法确认余额。


(4)编制账龄分析表。


5、材料(库存材料)、产成品


(1)检查库存材料(库存材料)、产成品的明细账、总账数及会计报表数,核对余额是否相符。


(2)检查财务部门材料(库存材料)、产成品明细账余额与物资管理部门的登记账余额进行核对。


(3)盘点清查日实有材料(库存材料)、产成品,填写材料(库存材料)、产成品盘点表,并倒轧截止2006年12月31日余额即盘点倒轧数。


(4)将原账面数与盘点倒轧数比较,如有差额,分析其成因,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查变动数


6、固定资产明细账


(1)检查固定资产的分类是否正确。


(2)检查明细账数、总账数及会计报表余额,核对是否相符。


(3)盘点清查日固定资产,填制固定资产电子卡片,并倒轧截止2006年12月31日余额即盘点倒轧数。


(4)将原账面数与盘点倒轧数比较,如有差额,分析其成因,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查变动数。


7、应缴预算款、应缴财政专户款


(1)检查应缴预算款的明细账、总账数及会计报表数余额,并核对相符。


(2)检查各项目的行政事业单位收款收据及上缴财政的一般缴款书,复核应缴未缴数金额。


(3)将原账面数与收款收据合计数或一般缴款书比较,如有差额,分析其成因,属于账务处理错误的,作会计技术性差错处理,调整原账面数;非属于账务处理错误的,为清查变动数。


(4)编制应缴预算款、应缴财政专户款清查明细表。


8、暂存款、应付账款、预收账款、其他应付款


(1)检查明细账、总账数及会计报表数,核对余额是否相符、方向是否正确。


(2)对账:应付(暂存)外部单位款项应可采取包括发函询证在内的方法,确认余额;对应付(暂存)内部单位款项应及时处理对方单位对账。对于无法与对方确认的金额,应查明原因,属于账务处理错误的,应作会计技术性差错处理,调整原账面数;对于预计确实无需支付的金额,可由中介机构出具经济鉴证确认损溢,作清查变动处理。


(3)编制账龄分析表。


9、固定基金


(1)检查明细账、总账数及会计报表数,核对是否相符。


(2)检查固定基金是否与固定资产金额相符。


 


根据上述核对,编制一张明细单,清晰反映出所记账项是否真实、准确,是否漏记多记错记,为以后做帐的时候延续条理清楚。